Uma tarefa nem sempre fácil para quem atua em organizações não-governamentais (ONGs) é fazer boas apresentações. A falta de preparo do apresentador, slides confusos e numerosos e alta dependência de recursos tecnológicos são os principais problemas. No entanto, tudo isso é relativamente fácil de superar se você tem como meta, ou como função, representar sua entidade em eventos e reuniões.

Veja abaixo algumas dicas para auxiliar em sua próxima palestra.

O mais importante primeiro

Startup Stock PhotosUma apresentação, seja para sua equipe, para um financiador, para os parceiros dos seus projetos ou para um público mais amplo, tem que ter um objetivo a ser cumprido. E isso pode ser atingido de forma mais eficiente se antes de mais nada, ela for planejada com um roteiro.
Qual o motivo da apresentação? Qual o tempo para a fala? Haverá tempo para debate? Quem é o público? Essas são as primeiras perguntas a se considerar pois uma conversa com a equipe é diferente de uma apresentação para estudantes ou para executivos. A linguagem é outra, o tempo é outro, as prioridades, muitas vezes, são outras.

Definidas essas partes, faça um roteiro da apresentação. Existem inúmeras formas de se fazer um roteiro, mas é importante seguir essas três etapas:

1) O engajamento. É preciso atrair a atenção do público logo no início ou o desinteresse vai tomar conta. É possível fazer isso com uma história de vida, uma metáfora com algum personagem, com uma piada desde que não seja de mal gosto e você esteja certo que sabe contar e é o caso de fazer isso. É interessante também apresentar um resumo sobre o que será apresentado.

2) O convencimento. Quebrado o gelo, sua apresentação começa. Escreva o roteiro com frases curtas e diretas, sem adjetivos, elencando a prioridade do assunto. Por exemplo, é sobre a apresentação do resultado de um projeto? Não enrole o público falando sobre metodologia, objetivos, dificuldades etc. Mostre os resultados e depois conte como chegou-se lá. É muito mais eficiente. É para conseguir um patrocínio? Fale do impacto potencial a ser alcançado e do público beneficiado antes de falar em valores ou da metodologia.

3) A memorização. Antes de terminar a apresentação, é importante relembrar o público, principalmente se a fala tem dez minutos ou mais de duração, sobre o motivo de estar ali, quais foram os tópicos discutidos e as conclusões. Isso ajuda as pessoas a memorizarem com mais facilidade o que foi apresentado.

 

Usando o Power Point ou qualquer programa parecido

O programa Power Point é praticamente um sinônimo de programa de apresentação. É como Coca-Cola para os refrigerantes. E ele é incrível, mesmo, e o mais usado. Mas dispensável. Se tem na sua organização, tudo bem, mas se não… o Libre Office ou o Google Apresentações são gratuitos e tem os principais recursos. No caso de computadores e notebooks com Mac, o Keynote cumpre a função. Querendo ou podendo variar, experimente o Prezi ou o Sway.

O que é preciso entender é que o uso destes programas é para ser suporte da sua apresentação e não o contrário. Não adianta ter um monte de slides bacanas se seu roteiro de apresentação é fraco. Outra coisa é saber que quase sempre usamos muito poucos dos recursos disponíveis nesses programas. O que importa mesmo é o que se segue:

1) Defina um visual único para sua apresentação. Ou seja, um único padrão de cores e uma ou (no máximo) duas fontes (tipo de letra).

2) Valorize imagens e informações. Ao invés de encher um slide com várias fotos, pense na mensagem. Uma boa imagem (ocupando todo slide) vale mais do que mil palavras e também mais do que várias delas agrupadas.

3) Valorize as informações. Do mesmo modo, ao invés de uma tabela de várias colunas e inúmeras linhas, ponha o slide com seu resultado. Ninguém vai ler se houver muito texto, ou se ler não vai prestar atenção na sua fala.

4) Acredite nos gráficos e infográficos. Ao invés de vários números, uma representação gráfica pode expressar uma ideia de forma muito mais satisfatória.

5) Use recursos de animações com moderação. Ainda que a gente fique tentado, a maioria dos efeitos de transições e animações são dispensáveis e mais atrapalham do que ajudam. Mas, às vezes, pode ser importante, por exemplo, deixar para apresentar uma informação ou imagem no mesmo slide após alguma explicação.

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A parte que ninguém gosta

Mas de nada adianta um bom roteiro, uma boa apresentação sem aquela parte chata. O treino. E pode ser o mais importante se por acaso está sem o pen drive ou se no horário da apresentação está sem luz. Vale o que foi ensaiado. Treinar a apresentação é uma forma eficiente de encontrar falhas nas informações e adequá-la também ao tempo disponível. Importante também, sempre que possível, apresentar a outras pessoas para verificar se está tudo certo.

Lembre-se: fazer uma boa apresentação é parte do seu trabalho, do seu tempo disponível na sua organização da sociedade civil. E para fazê-la de forma a cumprir seu papel isso pode levar dias ou até mesmo semanas.

Depois, com treino e adaptações, vai ficando mais fácil.

ted_bannerPor fim, duas últimas recomendações:

– Leia o livro Faça como Steve Jobs e realize apresentações incríveis em qualquer situação, do escritor estadunidense Carmine Gallo.

– Assista palestras do TED Talks uma série de conferências globais gratuitas – muitas em português ou com legendas em nosso idioma – disponibilizada pela Fundação Sapling, uma entidade sem fins lucrativos. TED é um acrônimo para Tecnologia, Entretenimento e Design.

Em resumo: a apresentação em si é o resultado de dias ou semanas de trabalho. Por isso é preciso dedicação. Comece com um roteiro do que será apresentando, pense em como despertar o interesse pelo conteúdo e relembre os principais tópicos. O uso do Power Point ou similares servem para suporte e deve ser usado com moderação e respeitando um padrão visual. E por fim, treine, ensaie, corrija se necessário e… boa sorte!

Veja este texto transformado em apresentações no
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Prezi
Sway
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