Fazer ofícios e memorandos nem sempre é uma tarefa fácil para pessoas que atuam em entidades sem fins lucrativos. Em parte, porque tem quem ache que, por haver necessidade de se usar uma linguagem formal, tem de ser usado uma linguagem rebuscada. Mas não é nada disso.

Claro que hoje em dia, muita coisa de resolve por e-mail, WhatsApp e redes sociais. Mas, quando o assunto é importante e envolve outras entidades, empresas ou órgãos públicos é necessário usar desses documentos.

Este post é para mostrar como é simples e fácil fazer uma boa comunicação oficial eficiente.

Mas primeiro de tudo, para que servem as comunicações oficiais?

Como o próprio nome diz, servem para tornar oficiais e padronizadas as comunicações. Embora seja mais usada em repartições públicas, também é importante seu uso em entidades com ou sem fins lucrativos. A comunicação deixa de ser entre uma pessoa de uma entidade para outra pessoa de um órgão público, por exemplo. Passa a ser uma correspondência entre sua entidade e um órgão público ou entre sua entidade e seus colaboradores e funcionários.

Um exemplo bastante comum é uma ONG solicitar por ofício uma reunião com a secretária ou secretário de agricultura ou outa pasta qualquer de um município ou estado. Na maioria dos casos, será preciso enviar um ofício ao gabinete, que poderá ser entregue pessoalmente, por correio ou por e-mail. A resposta também virá por meio de ofício.

Padrão ofício

Padrão ofício é nome que se dá a formatação de documentos oficiais, que são:

Ofício – Usado para comunicação entre outras entidades, empresas e órgãos públicos.

Memorando – Usado para comunicação interna, como sócios, diretores, funcionários, voluntários etc.

Carta circular ou ofício circular – É um documento oficial destinado a conhecimento público.

Independentemente do tipo de comunicação, é importante que a ONG estabeleça um padrão (ou siga um modelo) de formatação, incluindo tipo e tamanho de fonte, espaçamento entre linhas e parágrafos, cabeçalhos e assinatura. Um exemplo é do Manual de Redação da Presidência da República, de 2002, disponível online: fonte “do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé”.
Recomenda-se que seja impresso em papel timbrado com logo da entidade e informações como endereço postal e eletrônico para facilitar na resposta.

Estrutura

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A estrutura das correspondências é dividida em sete partes, mas que são bastante simples.

a) tipo e número: Exemplo: Ofício 001/2017

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Cuiabá-MT, 24 de janeiro de 2017
Note que o mês não se inicia com letra maiúscula e o ano não tem ponto. Ou seja, é errado escrever 24 de Janeiro de 2.017.

c) destinatário: o nome e o cargo da pessoa para quem é a correspondência.
Para a maioria dos casos, os pronomes de tratamento senhor e senhora são suficientes e bastam ser citados uma única vez. Para os cargos de Presidente da República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal é de bom tom usar “Excelentíssimo” antes de senhor. Para outras autoridades, convém pesquisar a forma correta de tratamento.

d) assunto é objetivo do documento. Exemplo: solicitação de audiência para apresentação de projeto
Tente ser o mais objetivo possível em poucas palavras.

e) texto, que é o desenvolvimento do motivo do ofício, memorando ou carta. Se o tema for complexo, recomenda-se um parágrafo final com um resumo do assunto.
Seja objetivo e use frases curtas e para cada ideia, um parágrafo. Quase sempre três parágrafos são suficientes.
Importante: não use jargões como ‘venho por meio deste’, ‘tenho o prazer de informar’, ‘tenho a honra de’ etc.

f) fecho
Use apenas ‘atenciosamente’ para a maioria das situações ou ‘respeitosamente’, quando se dirigir a autoridades. Não use expressões como “sem mais para o momento”, “mui respeitosamente” e variações.

g) assinatura do autor da comunicação com nome e cargo na instituição.

Duas últimas dicas: Controlando os números dos ofícios (numa planilha, por exemplo,  e compartilhe os modelos para equipe para substituir somente o conteúdo a cada ofício.

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