Fazer reuniões online é uma prática cada vez mais frequente nas organizações, principalmente quando se tem equipes em mais de um lugar ou há colaboradores que trabalham em casa (home office). Além disso, economiza tempo nos deslocamentos e por isso pode ser muito mais eficiente que reuniões presenciais.
Para funcionar bem, é importante ter alguns cuidados básicos, elencados a seguir:

1)  Escolha o melhor serviço

Existem vários serviços para chamadas em grupo que podem ser utilizados. O Skype, da Microsoft, e o Hangouts, do Google, são os mais conhecidos. E são gratuitos. Ambos têm recursos importantes como ativar e desativar vídeo e microfone, que ajuda a economizar banda de internet em caso de conexões lentas.
Há também um recurso pouco explorado que é o compartilhamento de tela. Por exemplo, se você tem uma apresentação do Power Point ou gráficos para mostrar, basta compartilhar a tela e todos os participantes terão acesso. E claro, é possível enviar arquivos diretamente por esses aplicativos.


2)  Defina a pauta com antecedência das reuniões online

Para tornar mais produtiva a reunião, é bom enviar a pauta com antecedência aos participantes por e-mail. De preferência, já destacando quais pontos considera mais importantes.

3) Estabeleça o horário de início e término da reunião

Delimitar o tempo torna a reunião mais objetiva. É possível estabelecer um limite de tolerância para início ou término, desde que não comprometa o tempo da reunião ou as atividades que os participantes têm a seguir. No caso de os convidados estarem em diferentes fusos horários é importante encontrar o melhor momento para participação.

4) Tenha um facilitador

Ter uma pessoa que conduza os assuntos e controle o tempo de cada pauta é importante para manter o foco das reuniões online e não gerar atrasos. Mas é fundamental que a pessoa escolhida tenha o perfil adequado.

5) Envie o relatório no final da reunião

Relatórios (ou atas) de reuniões devem ser objetivos e podem ser feitos no andamento da reunião. Há quem prefira anotar a mão ou usar um editor de texto como o Word ou ainda aplicativos como o OneNote ou o Evernote.
O importante é que seja enviado aos participantes e para outras pessoas, se for pertinente, e que tenha essa estrutura básica:
– Data;
– Pautas;
– Participantes;
– Encaminhamentos;
– Pontos a serem discutidos na próxima reunião e outras observações.

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