Como escrever bons relatórios

A transparência é uma das ferramentas mais importantes das organizações não-governamentais. E um dos meios mais eficazes de demonstrar transparência é desenvolvendo bons relatórios de atividades. Sejam os relatórios anuais das entidades ou os relatórios exigidos pelos financiadores e patrocinadores.

A estrutura pode variar, mas geralmente seguem um padrão que contém:

a) capa ou folha de rosto;
b) apresentação ou resumo
b) objetivos das atividades
c) desenvolvimento das ações (sempre se referindo aos objetivos do projeto e aos indicadores de progresso)
d) considerações finais
e) meios de verificação (fotos, listas de presença etc.)

Às vezes é preciso seguir um modelo específico de relatório, noutras vezes é possível ter mais liberdade. No entanto, algumas dicas a seguir servem para qualquer um dos casos.

1 – Seja objetivo

Isso parece ser o óbvio, mas nem sempre o resultado é atingido. Para ser objetivo num relatório é preciso saber o que será escrito. É preciso pensar em sua estrutura. E isso pode ser feito mentalmente, anotando num papel ou diretamente no computador.

Vamos supor o relatório de uma palestra contra o desperdício de água numa escola. Qual era o objetivo da palestra? Como isso foi abordado? Por que isso é importante? Quantas pessoas (alunos, professores e outros profissionais) assistiram a palestra? Quais foram as principais dúvidas? Houve recomendações sobre o que a entidade ou sobre o que a escola poderia fazer? Quais os meios de comprovação da ação (fotos, lista de presença). Houve algo que poderia ter sido feito melhor? Estas são algumas perguntas importantes a serem respondidas que irão ilustrar a ação.

E é claro que com algumas variações essas perguntas se adequam a uma pesquisa, a uma aplicação de tecnologia social, um investimento financeiro em uma comunidade, enfim, qualquer coisa.

2) Linguagem direta

Se a gente sabe o que vai dizer, é preciso saber como dizer. A melhor forma sempre é usar frases curtas. De preferência em ordem direta, ou seja: sujeito + verbo + complemento. Variações são bem-vindas, desde que sejam de fácil entendimento.

3) Evite as adjetivações

Quando nos propomos a ser objetivo e usamos uma linguagem direta temos a tendência a não enrolar, mas podemos ficar tentado a supervalorizar as informações. E isso geralmente ocorre quando usamos adjetivos, o que quase nunca é bom. Ao invés de dizer que o evento foi muito importante, demonstre com exemplos essa opinião.

4) Revise o relatório mais de uma vez

Sempre corremos o risco de tropeçar na língua portuguesa, mas existem alguns erros que, de tão comuns, podem facilmente ser evitados.

a) Formato de horas – O correto é usar o “h” 17h. 17h30min. É aceitável o uso de dois pontos 17:00 ou 17:30. Mas nunca usando os dois modos.
b) Moedas – O certo é R$ 5 mil e não R$ 5 mil reais, pois o “R$” substitui a necessidade de se escrever reais.
c) Números – De zero a dez escreva por extenso. De 11 em diante prefira os números cardinais.
d) Cerca de ou aproximadamente – usamos para números redondos (terminados com 0). Havia cerca de 100 pessoas. Coletamos aproximadamente mil assinaturas. Ou havia 105 pessoas ou coletamos 937 assinaturas.
e) Uso de maiúsculas de forma errada – Estado é com “E” maiúsculo quando se referir à instituição. Quando for divisão geográfica, é com minúscula. É assim com estado, cidade, município e país.
f) Pronomes de tratamento – O uso para se referir a autoridades é dispensável. O cargo é suficiente.
g) Vícios de expressão – De tanto ouvir certas expressões às vezes deixamos de reparar que quase sempre seu uso está errado: A nível de, junto a, através de, aonde, tipo assim…

5) Formate o relatório

É importante que se tenha um cuidado especial com a apresentação do conteúdo. A formatação deve ser simples e elegante. Ou seja, sem o uso de fontes grandes, coloridas e com espaçamentos adequados entre linhas e entre parágrafos. Usar uma única fonte é valido. Também pode usar duas fontes – uma para títulos e outra para o corpo do relatório. Mais que isso é exagero.

6) Referências Bibliográficas

Em casos de projetos científicos é preciso fazer as referências no final do documento. Em relatórios técnicos, em havendo citação de autores externos, é importante colocar o nome da obra e autor ou entre parênteses ou em notas de rodapé.

Caso tenha outras dicas de como fazer um relatório comente no post.

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